Är ditt företag redo för sommaren?

Sommaren står för dörren och alla längtar efter ledighet. För många företagare innebär sommaren högsäsong och extra arbete medan andra med lite planering kanske kan se fram emot lite semester. I realiteten är det många företagare, oavsett företagsform, som avsätter tid till sitt företag även under sin semesterledighet. Förbereder du det som går kan du se fram emot mindre avbrott och mer tid till återhämtning. Här är några uppgifter du behöver ha koll på innan du byter om till badbyxor:

• Vilka fakturor ska du betala? Har du ett bokföringssystem där dina fakturor dyker upp för godkännande eller behöver du betala in dem manuellt? Oavsett är det bra att skapa en förteckning över vilka fakturor som ska komma in och skapa en rutin för hur fakturorna ska betalas in under semestern. På så sätt missar du inte förfallodatum eller står utan likviditet. Dessutom, skulle en ny faktura dyka upp kanske den behöver en extra granskning, så du inte av misstag åker på en bluff.

• Vilka inbetalningar väntar du? Att kunderna betalar i tid kan vara affärskritiskt för din verksamhet. Genom att ha en separat förteckning för vilka inbetalningar du väntar, får du snabb koll på om någon ligger efter. Har du många nya kunder eller är du osäker på hur det går för dina kunder kan du göra kreditbedömningar av kunderna. Om likviditeten inte är ett problem för dig, kan du visa mer flexibilitet genom att förlänga betaltiden under sommaren.

• Planera för skatteinbetalningar och kommande deklarationer – Momsdeklaration och inbetalning av moms (beroende på företagsform och omsättning), debiterad preliminärskatt, arbetsgivaravgift och avdragen skatt, moms på elektroniska tjänster, samt arbetsgivardeklaration och periodisk sammanställning. Har du ett bokföringssystem kan mycket av detta ske per automatik, annars krävs att en medarbetare eller du själv sköter detta under semestern.

• Vad behöver dina kunder? Stäm av med dina kunder inför din ledighet, på så sätt kan du förbereda allt som behövs, om någon av dem behöver en leverans under sommaren.

• Vem håller verksamheten igång när du är ledig? Om din verksamhet rullar när du har ledigt behöver personal och kunder veta vem de ska vända sig till med frågor och problem. Förbered denna person väl inför olika situationer som kan uppstå och låt personen också veta att hen kan få tag i dig när det behövs även om du har semester.

• Planera för din och personalens löneutbetalningar under sommaren – Är ditt företag aktiebolag kan du som anställd i ditt aktiebolag ta semester och få semesterlön från företaget. Har du enskild firma är du inte anställd och får därför inte någon semesterlön. Det är upp till dig att bedöma om det finns ett ekonomiskt utrymme för dig att göra ett eget uttag från din enskilda firma även om du är ledig. Har du anställda är det bra att se till att du lagt in de semesterersättningar som ska betalas ut och de nya sommararbetarna finns med i lönesystemet.

• Var tydlig med dina kontaktvägar – Hur kommunicerar kunder och personal med dig i vanliga fall? Se till att det finns en hänvisning till vart de kan vända sig eller lämna meddelande och hur ofta du stämmer av detta. Med andra ord, när kan de förvänta sig ett svar. Detta gäller mail, mobilsvar och kanske även sociala medier. Är du tydlig minskar  du risken för missnöje.

• Ge ditt företag den bästa höststarten – Se över ditt behov att anställa och investera i utrustning, teknik eller varulager inför hösten. Förbered lokaler för återgång av personal och gör en plan för din marknadsföring. Även om allt inte behöver vara på plats redan i augusti kan det vara skönt att ha skrivit ned tankar och planer när du är i verksamheten, i stället för att behöva starta från noll efter några veckors semester.

Sharon Lavie, sparekonom Lendo & Schibsted.